Selve indkøbsprocessen

Indkøb i Region Syddanmark bygger på inddragelse af brugerne i beskrivelsen af behovet, og ved alle indkøb skal totalomkostningsbetragtningen tilgodeses. Apparaturindkøb til Region Syddanmark vil således altid foregå i en afvejning af økonomiske og kvalitative aspekter.

Brugerinddragelsen i beskrivelsen af behov opnås konkret ved, at den indkøbsansvarlige hos Medicoteknik etablerer en brugergruppe i overensstemmelse med beskrivelsen i informationsfolder for brugergrupper vedrørende indkøb af medicoteknisk udstyr. En brugergruppe kan bestå af alt fra en enkelt apparaturansvarlig fra den kliniske afdeling til regional brugergruppe med repræsentanter fra alle sygehuse. Ved store regionale brugergrupper følges informationsfolderen i højere grad, mens at den anvendes mere som en tjekliste ved anskaffelse af et enkelt medicoteknisk udstyr. Der kan også, når det skønnes hensigtsmæssigt, etableres flerregionale eller landsdækkende brugergrupper med repræsentanter fra alle modtagende Regioner.

Brugergrupperne består - ud over repræsentanter fra de kliniske afdelinger - af teknisk sagkyndige samt merkantilt/juridisk kyndige medarbejdere fra Medicoteknik. Herudover inddrages repræsentanter fra hygiejne- og risikorådgivning, teknisk afdeling, it-afdelingen m.v. når dette er relevant.

I beskrivelsen af behovet til det apparatur der skal anskaffes overvejes bl.a.:

Klinisk anvendelsesområde og funktionelle krav
Patientsikkerhed, ergonomi, arbejdsmiljø og hygiejne
Krav til undervisning af brugere og teknikere
Service og vedligehold
Totalomkostningsbetragtningen tilgodeses ved, at økonomien ikke alene baseres på apparaturets anskaffelsespris, men at drifts- og vedligeholdelsesomkostningerne og udgiften til proprietære forbrugsvarer i apparaturets levetid ligeledes medregnes.

Medicoteknik har en kliniknær regional organisation, der kan sikre hensynet til den enkelte sygehusenhed/sygehusafdeling og samtidig sikre hensynet til stordriftsfordelene i Regionen gennem en objektiv og faglig dialog hele vejen rundt.

Dialogen støttes af styringen af alle indkøbsprojekter i 'PeRMit', hvor der findes oplysninger om diverse nøgledata, tidsplan, ansvarlige personer, brugergrupperepræsentanter mv.

Idet Region Syddanmark er en offentligretslig virksomhed, er der pligt til at konkurrenceudsætte alle indkøb af apparatur på en måde, så alle interesserede leverandører behandles lige og i en gennemskuelig proces. Afhængig af omfang og beløbsstørrelser foregår dette i tre kategorier jf. gældende lovgivning.